14 kwietnia 2026 r. odbyło się kolejne bezpłatne szkolenie online z cyklu Akademia SBP, poświęcone zagadnieniom instrukcji kancelaryjnej (IK) oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) w bibliotekach.
Spotkanie poprowadził Karol Ciechoński – główny specjalista ds. e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin .
Podczas dwugodzinnego spotkania uczestnicy i uczestniczki zapoznali się z podstawami prawnymi regulującymi postępowanie z dokumentacją, w tym z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która nakłada na instytucje obowiązek właściwego ewidencjonowania, przechowywania i ochrony dokumentów. Szczególną uwagę zwrócono na podział dokumentacji na materiały archiwalne (kategoria A) oraz dokumentację niearchiwalną (katagoria B), co ma kluczowe znaczenie dla dalszego postępowania z aktami.
Istotnym elementem szkolenia było omówienie trzech podstawowych normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz JRWA. Prowadzący podkreślił, że to właśnie JRWA stanowi fundament klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, określając zarówno sposób jej oznaczania, jak i okres przechowywania .
W trakcie szkolenia szczegółowo przedstawiono przebieg czynności kancelaryjnych – od rejestracji pisma, przez dekretację, zakładanie sprawy i kompletowanie akt, aż po ich archiwizację. Uczestnicy mogli zobaczyć, jak wygląda prawidłowe znakowanie spraw oraz jakie elementy powinien zawierać znak sprawy, który identyfikuje całość dokumentacji w danej sprawie.
Ważnym punktem było również omówienie rozróżnienia dokumentacji tworzącej akta spraw oraz dokumentacji nietworzącej akt spraw (DNAS), co w praktyce stanowi jedno z najczęstszych wyzwań w pracy bibliotek. Omówiono także modele prowadzenia dokumentacji – tradycyjny (papierowy) oraz elektroniczny (EZD) – wraz z ich konsekwencjami organizacyjnymi.
Szkolenie zakończyło się przedstawieniem zasad archiwizacji, w tym tzw. reguły „2+1” oraz obowiązków związanych z przekazywaniem dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
W webinarium wzięło udział 100 członków i członkiń SBP. Uczestnicy i uczestniczki bardzo wysoko ocenili szkolenie – w skali od 1 do 5 średnia ocena wyniosła 5, co potwierdza jego wysoką wartość merytoryczną i praktyczną.